ΔΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕKΔΟΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕΣΩ GOV.GR
Σε συνέχεια της από 30/12/2021 ανακοίνωσης του ΕΛΚΕ ΕΜΠ «Ηλεκτρονική Έκδοση Εγγράφων μέσω gov.gr» διευκρινίζονται τα κάτωθι:
1) Η χρήση της υπηρεσίας «Ψηφιακής Βεβαίωσης Ιδιωτικού Συμφωνητικού (gov.gr)» ΔΕΝ είναι υποχρεωτική. Συνεχίζουν να ισχύουν οι επιλογές της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής από όλα τα συμβαλλόμενα μέρη και οι πρωτότυπες ιδιόχειρες υπογραφές.
2) Στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ ΕΜΠ και στο link https://www.elke.ntua.gr/elke-description/document-templates/ υπάρχει το αντίστοιχο των ανωτέρω περιπτώσεων υπογραφής έντυπο υλικό σε δύο κατηγορίες:
1.3 Συμβάσεις Έργου-Υποτροφίας-Πρακτικής Άσκησης – Έντυπα που χρήζουν ιδιόχειρης υπογραφής
1.3 Συμβάσεις Έργου-Υποτροφίας-Πρακτικής Άσκησης – Έντυπα που χρήζουν ηλεκτρονικής υπογραφής
Το έντυπο «Αίτηση έγκρισης συμβάσεων» που συνοδεύει τις υποβληθείσες προς έγκριση συμβάσεις έχει και αυτό τροποποιηθεί ανάλογα με την επιλογή ιδιόχειρης ή ηλεκτρονικής υπογραφής των συμβάσεων.
Παρακαλούνται οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι για τη χρήση των νέων εντύπων κατά περίπτωση.
3) Στην περίπτωση λάθους στα έγγραφα που έχουν υπογραφεί μέσω της υπηρεσίας «Ψηφιακής Βεβαίωσης Ιδιωτικού Συμφωνητικού (gov.gr)» ή της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής από όλα τα συμβαλλόμενα μέρη (συμβάσεις, αίτημα έγκρισης συμβάσεων κλπ), ΔΕΝ υπάρχει η δυνατότητα διόρθωσης τυχόν λανθασμένων στοιχείων ή αντικατάστασης. Τα λανθασμένα έγγραφα επιστρέφονται στον Επιστημονικό Υπεύθυνο και πρέπει να εκδοθούν και να υπογραφούν εκ νέου με τρέχουσες ημερομηνίες.
4) Στη περίπτωση που σε ένα έργο υπάρχουν δύο Επιστημονικοί Συνυπεύθυνοι δεν είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί η εφαρμογή «Ψηφιακής Βεβαίωσης Ιδιωτικού Συμφωνητικού (gov.gr)» για την υπογραφή συμβάσεων διότι προς το παρόν μέσω της εφαρμογής υποστηρίζονται μόνο δύο υπογραφές. Οι δύο Επιστημονικοί Συνυπεύθυνοι μπορούν να επιλέξουν είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή από όλα τα συμβαλλόμενα μέρη είτε τις πρωτότυπες ιδιόχειρες υπογραφές για την υπογραφή συμβάσεων. Όλα τα υπόλοιπα έντυπα που αφορούν το έργο (εκτός από τις συμβάσεις) μπορούν να υπογράφονται και από τους δύο μέσω της εφαρμογής «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» και να αποστέλλονται ηλεκτρονικά στο elke_docs@lists.ntua.gr.
5) Στη περίπτωση που οι συμβάσεις σε ένα έργο απαιτούν τέσσερις (4) υπογραφές, δεν είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί η εφαρμογή «Ψηφιακής Βεβαίωσης Ιδιωτικού Συμφωνητικού (gov.gr)» για την υπογραφή τους διότι προς το παρόν μέσω της εφαρμογής υποστηρίζονται μόνο δύο υπογραφές. Οι συμβάσεις αυτές μπορούν να υπογραφούν είτε με εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή από όλα τα συμβαλλόμενα μέρη είτε με πρωτότυπες ιδιόχειρες υπογραφές.
6) α) Τα πρακτικά διενέργειας διαγωνισμών προμηθειών, τα πρακτικά προκηρύξεων επιλογής προσωπικού και γενικά τα πάσης φύσεως πρακτικά συνεδριάσεων επιτροπών, θα πρέπει να φέρουν είτε πρωτότυπες ιδιόχειρες υπογραφές είτε εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές των μελών. Οι εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές θα πρέπει να έχουν όλες ως ημερομηνία υπογραφής την ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης.
β) Τα Φύλλα Χρονοχρέωσης (timesheets) θα πρέπει να φέρουν είτε πρωτότυπες ιδιόχειρες υπογραφές είτε εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές από όλα τα συμβαλλόμενα μέρη. Οι εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές θα πρέπει να έχουν όλες ως ημερομηνία υπογραφής την τελευταία μέρα του μήνα στον οποίον αφορά το timesheet.
γ) Οι Βεβαιώσεις Οριστικής Παραλαβής Αναλωσίμων, Εξοπλισμού και Παροχής Υπηρεσιών από 2.500,01€ έως 30.000,00€, υπογράφονται από τριμελή Επιτροπή και θα πρέπει να φέρουν είτε πρωτότυπες ιδιόχειρες υπογραφές είτε εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές των μελών. Οι εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές θα πρέπει να έχουν όλες ως ημερομηνία υπογραφής την ημερομηνία που πραγματοποιήθηκε η παραλαβή (ημερομηνία τιμολογίου).
7) Με δεδομένη την πληθώρα των διαθέσιμων επιλογών χρήσης ηλεκτρονικής υπογραφής ((υπηρεσία «Ψηφιακής Βεβαίωσης Εγγράφου», υπηρεσία «Ψηφιακής Βεβαίωσης Ιδιωτικού Συμφωνητικού (gov.gr)» και εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή), ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας από 01/02/2022 δεν θα κάνει πλέον δεκτές τις σκαναρισμένες υπογραφές σε οποιοδήποτε έγγραφο που αποστέλλεται στο e-mail elke_docs@lists.ntua.gr ή κατατίθεται στις ειδικές προθήκες που βρίσκονται στην είσοδο της υπηρεσίας (Αιτήματα για έγκριση συμβάσεων, Αιτήματα για έγκριση προμηθειών και ταξιδιών, Αιτήματα προς την Επιτροπή Ερευνών συνοδευόμενα από όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά κλπ).
Εξαιρούνται μόνο τα έργα που έχουν δύο Επιστημονικούς Συνυπεύθυνους, (λόγω των περιορισμών που αναφέρονται στο σημείο 4 της παρούσας ανακοίνωσης) στα οποία οι συμβάσεις με ιδιόχειρες υπογραφές, θα μπορούν να αποστέλλονται με σκαναρισμένες τις απαιτούμενες υπογραφές αλλά εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή στην Αίτηση έγκρισης συμβάσεων. Η προσκόμιση των πρωτότυπων εγγράφων είναι απαραίτητη σε μεταγενέστερο χρόνο και πάντως πριν από οποιαδήποτε πληρωμή.
